Para alcanzar el éxito empresarial es fundamental tener presente un pilar clave, el cual consiste básicamente tanto en el control, como la colaboración al gestionar la información generada por los procedimientos diarios, algo que únicamente se consigue a través de un software de gestión.
Es precisamente por eso que a lo largo de este artículo no solo se explicará qué es un software de gestión empresarial, sino también para qué sirve y mucho más.
¿En qué consiste un software de gestión empresarial?
Un software o sistema de gestión empresarial, también conocido como sistema de “planificación de recursos empresariales” (o ERP a causa de sus siglas en inglés), se trata de un software especialmente diseñado, a fin de lograr que los procesos más habituales realizados dentro de la mayoría de los negocios y empresas, puedan ser llevados a cabo a través de una plataforma común para todos los involucrados.
Así, se puede decir que un software de gestión empresarial ofrece la posibilidad de gestionar distintos procesos (el inventario, las ventas, las compras y/o las finanzas, etc.) a través de un sistema de trabajo común, de manera que sea posible no solo ahorrar tiempo y conseguir que los procesos e información se integren, sino también una mayor comunicación interna entre todos los sectores que conforman la empresa.
Sin embargo, hay que señalar que para lograr que un software de gestión empresarial realmente pueda funcionar, exige ciertos elementos básicos, como por ejemplo, tiene que ajustarse por completo a los procesos y necesidades de cada empresa, precisar también de la homologación e integración tanto de las bases de datos como de sus variables operativo-administrativas, además de determinar un plan estratégico de implementación que se adapte a los planes de crecimiento que posee el negocio.
Cabe decir que estos sistemas por lo general tienen “add ons”, o son “modulares”, lo que significa que permiten la inclusión de más módulos o subprogramas, los cuales permiten gestionar otros aspectos relativos a la administración de una empresa, por ejemplo, la administración tanto del marketing, como de los recursos humanos.
¿Para qué sirven los sistemas de gestión empresarial?
Los software de gestión empresarial, como se puede entender teniendo en cuenta en qué consisten, sirven para optimizar la eficiencia alcanzada en la mayor parte de los procesos internos que tienen lugar en los diversos tipos de empresas, y si bien la presencia o importancia de esta clase de sistemas varía según cada caso, lo cierto es que en todas las ocasiones un ERP proporcionará la oportunidad de hacer lo siguiente:
Establece una base unificada de la información
Agrupa las diversas áreas de la empresa dentro de una misma base de datos útil, y que se encuentra al alcance de cada uno de los niveles que conforman la empresa.
Automatiza procesos
Ayuda a conseguir procesos de administración y gestión mucho más expeditos y eficaces, según las necesidades que presenten las diferentes áreas que componen a la empresa.
Consulta información actualizada en tiempo real
La unificación de las bases de datos ofrece la posibilidad de que los puntos de captura de información se encarguen de actualizar no solo los indicadores, sino también los sistemas tanto de consulta, como de gestión de información de forma automática.
Eficiencia en el uso del tiempo
Considerando que los distintos procesos suelen ser automatizados, ofrecen al personal la oportunidad de invertir su tiempo realizando actividades más estratégicas, que ayuden a fomentar el crecimiento de la empresa.
Son personalizables
La mayor parte de los sistemas de gestión empresarial actúan como módulos de captura de información, análisis, organización y consulta dentro de determinadas áreas de las empresas, por ejemplo, la administración de recursos humanos, gestión de finanzas, puntos de venta, inventarios, registro de clientes y proveedores, e incluso geolocalización y logística.
Por lo que se podría decir que esta clase de software permite a los negocios la posibilidad de tener el control sobre sí mismos, al mismo tiempo que logran llevar un apropiado registro acerca de cada una de las operaciones llevadas a cabo, lo cual les permite ahorrar tiempo en aquellas tareas que no son productivas y, en consecuencia, conseguir una mayor eficiencia.
¿Qué ventajas puede ofrecer un software de gestión empresarial?
El uso de un software de gestión empresarial puede ofrecer numerosos beneficios, sin embargo, entre sus principales y más destacadas ventajas es preciso mencionar las siguientes:
- Ofrece no solo reducción de los gastos de gestión, sino también una mayor agilidad, dado que permite automatizar cada uno de los distintos procesos.
- Proporciona la capacidad necesaria para poder llegar a un mayor público, al conocer sus preferencias, y tener la oportunidad de proporcionarles una mejor atención.
- Ayuda a lograr una mayor escalabilidad dentro de la empresa, a fin de poder arrancar los diversos proyectos desarrollados dentro de ella, y también permite hacer que los mismos puedan crecer.
- Permite disminuir la cantidad de errores humanos cometidos dentro de la empresa, ya que la informatización del negocio ayuda a simplificar la mayor parte de los procedimientos llevados a cabo. Así, se logra reducir considerablemente el riesgo de equivocaciones.
- Ayuda a optimizar la toma de decisiones dentro del negocio, en cada una de sus áreas, como consecuencia directa del uso de diversos sistemas, como por ejemplo, la Inteligencia Artificial.
Sin duda alguna es posible señalar que los software de gestión empresarial se tratan de grandes herramientas que cualquier negocio puede usar con el propósito de optimizar la administración de sus recursos, y conseguir una mayor eficacia.
